Penggunaan Rumus dan Fungsi pada Ms. Excel

1.      PERBEDAAN FORMULA DAN FUNGSI

Perbedaan antara Formula dan Fungsi sebagai berikut:

-       Formula adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan yang diwakili dengan tanda +, -, *, /, dan ^.

-       Fungsi adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan dengan menggunakan istilah-istilah matematika, statistik, dan logika. Seperti Fungsi SUM, MAX, IF, NOT dsb.

2.      MEMBUAT RUMUS FORMULA

Operasi Dasar pada Formula:

-       Titik dua (:), spasi tunggal(), koma(,) artinya operator acuan.

-       Tanda negatif (-) dan (+) berarti pengurangan dan penambahan.

-       Tanda (*) dan (/) berarti perkalian dan pembagian.

-       Tanda (%) dan (&) berarti persentase dan penggabungan dua string.

-       Tanda (=), (<), (>), (<=), (>=), (<>) berarti perbandingan.

-       Tanda (^) berarti pemangkatan.

Jenis-jenis Operator

Sesuai dengan operasi dasar di atas maka ada 4 jenis operator yang digunakan:

-       Operator Aritmatika, untuk membentuk operasi-operasi aritmatika, diantaranya +, -, *, /, ^, dan %.

Lambang	Fungsi
+	Penjumlahan
-	Pengurangan
*	Perkalian
/	Pembagian
^	Perpangkatan
%	Persentase

-       Operator Perbandingan, untuk membandingkan 2 buah nilai. Hasilnya adalah TRUE atau FALSE, dengan kata lain nilai benar atau salah, diantarnya =, >, <, >=, <=, <>.

Lambang	Fungsi
=	Sama dengan
<	Lebih kecil dari
>	Lebih besar dari
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

-       Operator Penggabungan Teks, untuk menggabungkan data yang berupa teks. Menggunakan operator ampersend (&).

-       Operator Acuan, untuk menggabungkan sel-sel yg terdapat dalam sebuah rumus. Diantaranya titik dua, koma, dan spasi.

a.      Titik dua (:) adlh menggabungkan pada semua sel diantara 2 buah sel. Misal, =SUM(A2:A6) untuk mengacu pada sel A2 sampai A6.

b.      Koma (,) atau (;) adlh mengacu pada 2 buah selang sel. Misal, =SUM(A2:A6,B3:B7) atau =SUM(A­­­­­­2:A6;B3:B7) mengacu pada sel A2 sampai A6 dan sel B3 sampai B7.

c.       Spasi untuk mengacu pada sel hasil perpotongan dari 2 selang sel. Misal, =SUM(A4:D5 B1:C8) artinya mengacu pada sel hasil perpotongan selang sel dari A4 sampai dengan D5 selang sel B1 sampai C8. 

Cara (aturan) Penulisan Rumus Formula:

-       Rumus atau formula yang dimasukkan ke dalam excel selalu dimulai dengan tanda sama dengan (=). Artinya bagi excel tanda itu adalah sebuah rumus, jika tidak maka excel akan mengartikannya sebagai data biasa.

Contoh:   a. Rumus: =23+12 atau =A1+A2

                b. Data biasa : 23+12 atau A1+A2

-          Jika dalam suatu rumus atau formula terdapat beberapa operator perhitungan, maka perhitungan akan diproses secara berurutan. Pertama adalah ^, lalu * atau /, dan terakhir + dan -.

Contoh: =23+12/3^2

-          Namun, urutan operator tersebut dapat diubah dengan mengelompokkannya dengan tanda kurung ().

Contoh: =(23+12)/3^2

-          Selain memasukkan angka secara langsung dapat pula menggunakan REFERENSI (nama sel atau range) pada sebuah formula. Dengan cara mengklik sel atau range yang dituju.

Contoh: =(23+12)/3^2 menjadi =(A1+A5)/B2^2

           

Kelebihan-kelebihan dari Referensi adalah:

a.      Jika data awal diubah maka nilai pada hasil (sel dimana rumus dibuat) juga akan berubah.

b.      Jika mengcopy (menggandakan) formula tersebut ke sel-sel lainnya maka secara otomatis formula itu akan menyesuaikan dengan sel tujuannya. Caranya sama persis saat mencopy data dengan bloking formula dengan menggunakan mouse.

Cara-cara penulisan lainnya (secara rinci) dapat dilihat pada LKS EKSIS Halaman 49.

Alamat Relatif, Absolut, dan Semi Absolut.

Perbedaan penulisan alamat relatif dan absolut adalah:

a.      Alamat Relatif adalah alamat sel yang dituliskan tanpa menambahkan simbol khusus/tertentu ($) pada bagian depan nama kolom atau baris. Jika sebuah formula digandakan dari sebuah sel ke sel-sel lain maka alamat relatif tersebut akan disesuaikan secara otomatis.

Misalnya: Formula =A1+B1 yang terdapat pada sel C1 jika digandakan ke sel C4 maka formula tersebut akan menyesuaikan diri menjadi =A4+B4

b.    Alamat Absolut adalah alamat sel yang dituliskan dengan menambahkan simbol $ pada bagian depan nama kolom atau baris. Jika sebuah formula digandakan dari sebuah sel ke sel-sel lain maka alamat absolut tersebut akan tetap (tidak berubah-ubah).

Misalnya: Formula =$A$1+$B$1 yang terdapat pada sel C1 jika digandakan ke sel C4 maka formula tersebut akan tetap.

c.    Alamat Semiabsolut adalah gabungan antara Alamat Relatif dan Alamat Absolut.

Alamat Semiabsolut ada dua yaitu:

-          Di depan nama kolom. Alamat semi absolut yang diberikan tanda $ di depan nama kolom. Artinya apabila alamat semi absolut itu digandakan maka nama kolomnya tidak akan disesuaikan, sedangkan nama barisnya akan disesuaikan.

Misalnya:  Formula =$A1+$B1

-          Di depan nama baris. Alamat semi absolut yang diberikan tanda $ di depan nama baris. Artinya apabila alamat semi absolut itu digandakan maka nama baris tidak akan disesuaikan, sedangkan nama kolomnya akan disesuaikan.

Misalnya: Formula =A$1+B$1

II.                  MEMBUAT RUMUS FUNGSI

Seperti sudah disampaikan sebelumnya bahwa banyak fungsi-fungsi yang terdapat pada Microsoft Office Excel 2007. Namun yang digunakan hanya beberapa saja. Dalam modul ke 5 ini fungsi yang akan dibahas adalah Fungsi Statistik, diantaranya: Fungsi SUM(), AVERAGE(), MAX(), MIN(), COUNT(). Namun sebelumnya akan dibahas tentang Insert Function.

Perlu diketahui bahwa Fungsi yang dimasukkan ke dalam rumus fungsi tidak terbatas.

Cara Menuliskan Rumus Fungsi:

Cara penulisan diawali dengan tanda sama dengan (=), kemudian ketik nama fungsi, lalu beri tanda kurung buka dan tutup. Lalu masukkan argumentasi. Jika argumentasi lebih dari satu maka dipisahkan dengan tanda koma (,) atau titik koma (;). Terakhir tekan ENTER.

Tanda dalam kurung () setelah nama fungsi diisi dengan argumen/isian data berupa range yang berisi angka-angka.

Contoh:   

III.                INSERT FUNCTION

Insert Function berfungsi untuk menambah fungsi-fungsi lain ke dalam aplikasi.

Kegunaan lain dari Insert Function adalah:

-          Mencari suatu fungsi berdasarkan kegunaannya

-          Menampilkan fungsi berdasarkan kategorinya

-          Melihat fungsi apa saja yang tersedia

-          Melihat penjelasan tentang suatu fungsi

Langkah-langkah menggunakan Insert Function adalah:

1.      Klik Menu Formulas maka akan muncul kotak dialog.

2.      Klik Toolbar Insert Function.

3.      Pada bagian Search for a function, masukkanlah atau pilihlah Fungsi yang ingin digunakan atau bisa menggunakan select a function.

4.      Selain itu dapat pula melalui tanda panah di samping kiri (pop down) untuk memilih kategori lain.

Perhatikan gambar di bawah ini (khusus yang diberi lingkaran merah).

5.      Jika memilih fungsi melalui select a category, maka daftar fungsi hanya akan menampilkan fungsi-fungsi yang sesuai dengan kategori tersebut. Jika telah memilih fungsi baru yang ingin digunakan atau ditambah tekan OK. Perhatikan gambar di bawah ini.

IV.                FUNGSI STATISTIK

Seperti pernah dijelaskan sebelunya bahwa begitu banyak Fungsi yang tersedia, maka Fungsi pertama yang akan dipelajari adalah Fungsi Stastitik.

FUNGSI SUM()

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

FUNGSI AVERAGE()

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah  =AVERAGE(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

FUNGSI MAX()

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.

FUNGSI MIN()

Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.

FUNGSI COUNT()

Fungsi ini digunakan untuk mencari jumlah data dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =COUNT(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari jumlah datanya.

V.                  Rangkuman

1.      Rumus Formula adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan yang diwakili dengan tanda +, -, *, /, dan ^.

2.      Rumus Fungsi adalah rumus-rumus yang terdapat pada aplikasi Excel untuk melakukan perhitungan dengan menggunakan istilah-istilah matematika, statistik, dan logika. Seperti Fungsi SUM, MAX, IF, NOT dsb.

3.      Cara menggunakan rumus Formula adalah:

-       Rumus atau formula yang dimasukkan ke dalam excel selalu dimulai dengan tanda sama dengan (=). Artinya bagi excel tanda itu adalah sebuah rumus, jika tidak maka excel akan mengartikannya sebagai data biasa.

Contoh:   a. Rumus: =23+12 atau =A1+A2

                b. Data biasa : 23+12 atau A1+A2

-          Jika dalam suatu rumus atau formula terdapat beberapa operator perhitungan, maka perhitungan akan diproses secara berurutan. Pertama adalah ^, lalu * atau /, dan terakhir + dan -.

Contoh: =23+12/3^2

-          Namun, urutan operator tersebut dapat diubah dengan mengelompokkannya dengan tanda kurung ().

Contoh: =(23+12)/3^2

-          Selain memasukkan angka secara langsung dapat pula menggunakan REFERENSI (nama sel atau range) pada sebuah formula. Dengan cara mengklik sel atau range yang dituju.

Contoh: =(23+12)/3^2 menjadi =(A1+A5)/B2^2

4.      Cara menggunakan rumus Fungsi adalah:

-          Diawali dengan tanda sama dengan (=)

-          Kemudian ketik nama fungsi

-          Lalu beri tanda kurung buka dan tutup.

-          Lalu masukkan argumentasi.

-          Jika argumentasi lebih dari satu maka dipisahkan dengan tanda koma (,) atau (;). Terakhir tekan ENTER.

-          Tanda dalam kurung () setelah nama fungsi diisi dengan argumen/isian data berupa range yang berisi angka-angka.

VI.                Soal Latihan

Kerjakanlah soal-soal latihan di bawah ini tanpa melihat materi modul yang tersedia. Hal tersebut untuk mengetahui sejauh mana pemahaman Anda terhadap materi dalam modul ini.

Soal Teori (Kognitif)

Jawablah soal-soal berikut dengan singkat dan jelas.

1.      Jelaskan perbedaan Formula dan Fungsi?

2.      Tuliskan fungsi operator acuan titik dua, koma, dan spasi?

3.      Kemukakan aturan-aturan dalam penulisan rumus Formula?

4.      Jelaskan perbedaan alamat relatif dan absolut?

5.      Sebutkan kegunaan fungsi-fungsi berikut:

a.      Fungsi SUM ()

b.      Fungsi AVERAGE ()

c.       Fungsi MAX ()

d.      Fungsi MIN ()

e.      Fungsi COUNT ()

Soal Praktik (Psikomotorik)

Perhatikan tabel berikut:

1.      Buatlah tabel seperti di atas pada komputer masing-masing.

2.      Hitunglah nilai kolom H (Jumlah harga) dari perkalian kolom E dan G dengan rumus =E5*G5 sampai pada jumlah harga barang terakhir.

3.      Tentukan nilai Total, Rata-rata, Harga Tertinggi, Harga Terendah, dan Jumlah Barang dari data Jumlah Harga dengan menggunakan rumus Fungsi masing-masing, yakni SUM, AVERAGE, MAX, MIN, dan COUNT.

VII.              Soal Formatif

Soal Teori (Kognitif)

Jawablah soal-soal berikut dengan singkat dan jelas.

1.      Jelaskan perbedaan Formula dan Fungsi?

2.      Jelaskan kegunaan 4 jenis operator yang digunakan dalam rumus Formula dalam operasi dasar?

3.      Tuliskan fungsi operator acuan titik dua, koma, dan spasi?

4.      Kemukakan aturan-aturan dalam penulisan rumus Formula?

5.      Tuliskan beberapa kelebihan menggunakan Referensi?

6.      Jelaskan perbedaan alamat relatif dan absolut?

7.      Tuliskan langkah-langkah penulisan rumus Fungsi yang tepat?

8.      Perhatikan data di bawah ini:

Tuliskan rumus yang tepat untuk menghitung Jumlah Seluruh Data dan Rata-rata dari range data yang diberikan tanda berwarna?

9.      Tuliskan manfaat penggunaan Insert Function?

10.  Sebutkan kegunaan fungsi-fungsi berikut:

a.      Fungsi SUM ()

b.      Fungsi AVERAGE ()

c.       Fungsi MAX ()

d.      Fungsi MIN ()

e.      Fungsi COUNT ()

Soal Praktik (Psikomotorik)

1.      Buatlah tabel dan data seperti di bawah ini!

2.      Carilah hasil penambahan (penjumlahan) pada Kolom NILAI TUGAS 3 dari data Nilai Tugas 1 dan 2!

3.      Carilah Rerata atau Average pada  kolom Nilai Rata2 Tugas dari data Nilai Tugas 1, 2, dan 3!

4.      Carilah Nilai Akhir pada kolom NILAI AKHIR dengan rumus gabungan =(F5+2*G5)/3. INGAT: F5 dan G5 adalah variabel peubah dan angka 2 adalah nilai konstan.

5.      Berapa Jumlah Data yang terdapat pada setiap kolom NILAI TUGAS 1,2,dan 3! (count).

6.      Berapa Nilai AVERAGE pada kolom UJIAN BLOK!

7.      Berapa Nilai MINIMAL pada kolom UJIAN BLOK!

8.      Berapa Nilai MAXIMAL pada kolom UJIAN BLOK!

9.      Berapa Nilai MAXIMAL pada kolom UJIAN BLOK!

10.  Carilah jumlah setiap kolom pada row Jumlah/TOTAL!

VIII.            Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Tingkat Penguasaan =

            Arti Tingkat Penguasaan yang dicapai:

            90% - 100%     = Baik sekali

            80% -  89%      = Baik

            70% - 79%       = Cukup

                     > 69%     = Kurang

Bila tingkat penguasaan Anda mencapai 80% ke atas, Anda dapat meneruskan dengan modul berikutnya. Tetapi jika tingkat penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi kegiatan belajar yang bersangkutan, terutama bagian yang belum Anda kuasai.